Der Begriff Accounts Payable (AP) bezieht sich auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und stellen den Betrag dar, den ein Unternehmen seinen Gläubigern und Lieferanten schuldet (auch als Passivkonto bezeichnet). Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten ausgewiesen.
Accounts Payable vs. Accounts receivable
Accounts Paybale, also Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, sind nicht zu verwechseln mit Accounts Receivable, also Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bzw. Zahlungen, die ein Unternehmen von seinen Kunden erhalten soll. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz als Aktiva ausgewiesen und stellen Geld dar, das einem Unternehmen geschuldet wird, wenn seine Kunden Waren oder Dienstleistungen kaufen und die Zahlung zu einem zukünftigen Zeitpunkt fällig ist.
Accounts Payable in der Praxis
Im Rahmen der doppelten Buchführung genehmigt ein einkaufendes Unternehmen eine Rechnung und verbucht den Rechnungswert im Hauptbuch unter den Verbindlichkeiten, wobei das Aufwandskonto entsprechend belastet wird. Sobald die Zahlung bei dem Debitoren eingegangen ist, wird der Betrag von den Verbindlichkeiten abgebucht und der Kasse gutgeschrieben.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise Waren für 1000€ kauft, wird es einen Betrag von 1000€ in Accounts Payable sowie eine Belastung des Aufwandskontos von 1000€ verbuchen. Sobald das Unternehmen die Rechnung bezahlt hat, werden von den Verbindlichkeiten mit 1000€ abgezogen und ein Guthaben von 1000€ in der Kasse verbucht.
Die Rolle von Accounts Payable im Unternehmen
Größere Unternehmen haben in der Regel eine Abteilung, die sich um Accounts Paybable kümmert, während in kleinereren Firmen normalerweise ein Team sowohl Accounts Payable auch als Accounts Receivable managt.
Die Abteilung ist für die Bearbeitung und Verwaltung von Zahlungsausgängen sowie für die Zusammenarbeit mit Lieferanten zuständig. Zu den Tätigkeiten gehören in der Regel die Aufnahme neuer Lieferanten, die Entgegennahme von Rechnungen, die Überprüfung von Zahlungsdetails und die Aktualisierung von Hauptbuchkonten sowie die Bezahlung von Lieferanten zum vereinbarten Fälligkeitstermin und der Abgleich von Zahlungen. Darüber hinaus bezieht sich Accounts Payabale auf die Erstattung von Auslagen der Mitarbeiter wie Reisekosten und Portokasse zuständig.
Ein wichtiger Teil der Aufgaben besteht darin, dafür zu sorgen, dass solide interne Kontrollen vorhanden sind, um Fehler zu vermeiden, z. B. doppelte Zahlungen oder die Zahlung falscher Beträge. Ein weiteres Anliegen ist die Minderung des Risikos von Betrugsfällen in der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. die Erstellung falscher Rechnungen, doppelte oder überhöhte Kostenerstattungen für Mitarbeiter, Scheckbetrug und Schmiergeldzahlungen, bei denen Mitarbeiter Anreize von Lieferanten im Austausch für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen erhalten.
Unternehmen sollten sich auch der Risiken bewusst sein, die sich aus Interessenkonflikten ergeben können, z. B. wenn ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung ein nicht deklariertes Interesse an einem der Lieferanten des Unternehmens hat.
Darüber hinaus müssen Verfahren vorhanden sein, die sicherstellen, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden, um Gebühren für verspätete Zahlungen und das Risiko von Imageschäden zu vermeiden, die durch verspätete Zahlungen entstehen können. Ein weiterer Bestandteil der Rolle ist die Behandlung von Ausnahmen, die auftreten können, wie z. B. fehlgeschlagene Zahlungen.
Nutzung von Frühzahlungsrabatten
Accounts Payable spielt auch eine Rolle, wenn es darum geht, die von den Lieferanten angebotenen Skonti zu nutzen. Ein Lieferant könnte zum Beispiel „2/10 netto 30 Tage“ anbieten. Das bedeutet, dass der Kunde 2 % Skonto auf den Rechnungswert erhält, wenn er die Rechnung innerhalb von 10 Tagen statt der vereinbarten 30 Tage bezahlt.
Diese Art von Skonto kann für Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen einkaufen, sehr attraktiv sein. Um Skonti auf strukturierte Weise zu nutzen, kann der Käufer seinen Lieferanten über Dynamic Discounting Frühzahlungen anbieten. Dies ermöglicht den Lieferanten, ausgewählte Rechnungen auf flexibler Basis vorzeitig zu bezahlen: je früher die Zahlung, desto höher der Rabatt. Auf diese Weise können die Lieferanten ihren Cashflow-Bedarf decken, während das einkaufende Unternehmen sein eigenes Geld investieren kann, um eine risikofreie Rendite zu erzielen. Supply-Chain-Finance-Programme, die sowohl Dynamic Discounting als auch Reverse Factoring im Accounts Payable sowie Digital Forfaiting im Bereich Accounts Receivable umfassen, ermöglichen Unternehmen den Zugang zu erschwinglicher Liquidität, wann immer sie benötigt wird.
